Kurz gesagt: Seit 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Beim Versand gilt eine gestaffelte Übergangsfrist bis spätestens 1. Januar 2028 – ab dann sind PDF- oder Papierrechnungen im B2B-Geschäft nicht mehr zulässig. Als E-Rechnung gelten nur strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Seit wann gilt die E-Rechnungspflicht? Die Übergangsfristen im Überblick
Die E-Rechnungspflicht wurde nicht auf einen Schlag eingeführt, sondern stufenweise über mehrere Jahre. Diese vier Zeitpunkte solltest du kennen:
Welche Formate sind als E-Rechnung zulässig?
Nicht jede elektronisch versendete Rechnung ist automatisch eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Entscheidend ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland gebräuchlich sind:
- XRechnung – ein reines XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber entwickelt, heute auch im B2B-Geschäft weit verbreitet.
- ZUGFeRD / Factur-X (ab Version 2.0.1) – ein hybrides Format: eine normale PDF-Rechnung mit eingebettetem, strukturiertem XML-Datensatz.
Eine einfache PDF-Datei ohne eingebetteten oder separaten strukturierten Datensatz gilt steuerrechtlich nicht als E-Rechnung – auch wenn sie per E-Mail verschickt wird.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer?
Teilweise. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen für ihre eigenen Umsätze grundsätzlich keine E-Rechnung ausstellen – sie dürfen es aber freiwillig tun. Die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können, gilt seit dem 1. Januar 2025 jedoch auch für Kleinunternehmer.
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Nicht jede Rechnung muss als E-Rechnung gestellt werden. Ausgenommen sind insbesondere:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. nach § 4 Nr. 8–29 UStG)
Was passiert, wenn ich ab 2028 keine E-Rechnung stellen kann? Der Rechnungsempfänger kann eine nicht-konforme Rechnung dann als nicht ordnungsgemäß zurückweisen. Das kann Zahlungsverzögerungen und Rückfragen zum Vorsteuerabzug zur Folge haben. Wer jetzt umstellt, vermeidet Stress kurz vor den Fristen.
So erstellst du eine XRechnung mit klarofix
klarofix unterstützt die E-Rechnungspflicht direkt im Produkt – ohne separate Software oder manuelle XML-Erstellung:
XRechnung per Klick aus jeder Rechnung
- Export als XRechnung im UBL-XML-Format, direkt aus jeder in klarofix erstellten Rechnung
- Automatische Prüfung der Pflichtfelder vor dem Export – Fehler werden dir vorher angezeigt, nicht erst beim Empfänger
- Unterstützung der Leitweg-ID für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
- Korrekte Referenzierung bei Stornorechnungen