Software Hausverwaltung – Verwaltervertrag & Abrechnung

15 BRANCHENPAKETE

Für jede Verwaltungsaufgabe das richtige Paket

Von WEG-Verwaltung bis Energiemanagement – klarofix kennt alle Leistungsbilder der Hausverwaltung und kalkuliert automatisch pro Wohneinheit und Monat.

🏘️

WEG-Verwaltung

Vollumfängliche Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften inkl. Versammlung, Beschlussfassung und Instandhaltungsrücklage.

Pro WE/Monat

🏠

Mietverwaltung

Vollservice für Vermieter: Mieterbetreuung, Mietanpassung, Betriebskostenabrechnung und Leerstandsmanagement.

Pro WE/Monat

🔑

Sondereigentumsverwaltung

Verwaltung einzelner Wohnungen im Fremdbestand – für Eigentümer, die ihre Einheit durch einen Profi verwalten lassen möchten.

Pro WE/Monat

🏢

Gewerbeverwaltung

Verwaltung von Gewerbeeinheiten, Büros und Einzelhandelsflächen mit angepassten Abrechnungsstrukturen.

Pro GE/Monat

🔧

Hausmeisterservice

Organisation und Koordination des Hausmeisterdienstes, Schlüsselverwaltung, Reparaturmeldungen und Kontrollrundgänge.

Pauschal/Monat

📋

Nebenkostenabrechnung

Jährliche Erstellung aller Betriebskostenabrechnungen gemäß Mietvertrag und aktueller Rechtsprechung.

Pro Abrechnung

⚙️

Technisches Gebäudemanagement

Technische Überwachung, Wartungsplanung, Dienstleisterkoordination und Dokumentation aller Gebäudetechnik.

Pro WE/Monat

🛠️

Instandhaltung & Reparaturen

Planung und Beauftragung von Instandhaltungsmaßnahmen, Angebotseinholung und Rechnungsprüfung.

Pauschal/Auftrag

🏗️

Modernisierung & Sanierung

Projektsteuerung bei Modernisierungen, energetischen Sanierungen und Umbaumaßnahmen inkl. Fördermittelberatung.

Prozentsatz BKS

🤝

Vermietung & Mietersuche

Inserierung, Besichtigungen, Bonitätsprüfung, Mietvertragsgestaltung und Übergabeprotokoll.

Einmalig/Auftrag

💰

Immobilienbuchhaltung

Vollständige Buchführung, Mietenbuchhaltung, Hausgeldabrechnung und Erstellung von Jahresabrechnungen.

Pro WE/Monat

📅

Eigentümerversammlung

Vorbereitung, Einladung, Durchführung, Protokollierung und Umsetzungsüberwachung von Eigentümerversammlungen.

Pro Versammlung

🛡️

Versicherungsmanagement

Abschluss und Betreuung aller objektbezogenen Versicherungen, Schadensabwicklung und Prämienvergleiche.

Pauschal/Jahr

🏚️

Leerstandsmanagement

Aktives Leerstandsmanagement zur schnellen Wiedervermietung, Kostenoptimierung und Zustandsüberwachung leerer Einheiten.

Pro LE/Monat

🌱

Energiemanagement

Energieverbrauchsanalyse, Optimierungsmaßnahmen, Zählerablesung und Vorbereitung auf das Gebäudeenergiegesetz (GEG).

Pauschal/Jahr

VERWALTERVERTRAG & KALKULATION

Klare Kalkulation – volle Kontrolle über Ihre Marge

klarofix kalkuliert Ihren Verwaltervertrag pro Wohneinheit und Monat – mit interner Kostenkontrolle, sodass Sie genau wissen, was Sie verdienen. Vergütungsturnus und Vertragslaufzeit sind frei wählbar.

WE-basierte Preisstruktur: 15–40€/WE/Monat konfigurierbar
Vergütungsturnus wählbar: monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich
Vertragslaufzeit: 1, 2, 3 Jahre oder unbefristet mit Kündigungsfrist
Automatische Vertragsverlängerung mit 30 Tage Kündigungsfrist
Interne Kalkulation zeigt Stundenlohn, Kosten und Marge
Preise einmalig speichern – für alle zukünftigen Verträge übernehmen

Monatlich Quartalsweise Halbjährlich Jährlich

🏢 Verwaltervertrag – Musterrechnung (10 WE)

Objekt 10 Wohneinheiten

Verwaltungshonorar 28,00 € / WE / Monat

Grundvergütung Netto 280,00 €

zzgl. 19% MwSt. 53,20 €

Monatliche Vergütung Brutto 333,20 €

Gesamtvertragswert (12 Monate) 3.998,40 €

Vertragslaufzeit 1 Jahr (+ autom. Verlängerung)

INTERNE KALKULATION (nur für Sie sichtbar)

1 MA × 7 Std. × 20,00 €140,00 €

Verwaltungssoftware anteilig15,00 €

Porto & Fahrtkosten20,00 €

Vermögenshaftpflicht anteilig5,00 €

Marge 100,00 € / 50 %

35+ LEISTUNGSPOSITIONEN

Jede Verwaltungsleistung einzeln kalkulierbar

Alle branchenüblichen Positionen sind hinterlegt – von der Eigentümerversammlung bis zur Schadensabwicklung. Preise einmalig festlegen und dauerhaft für alle Angebote nutzen.

Individuelle Preise pro Position hinterlegen
Positionen beliebig kombinierbar je Objekt
Einmal einstellen – immer automatisch übernehmen
Separate Anzeige von Netto-, MwSt.- und Bruttobetrag

Grundverwaltung WEGab 22€/WE/Mo

Grundverwaltung Mieteab 18€/WE/Mo

Eigentümerversammlung350€/Std. + NK

Sonderversammlung280€ pauschal

Protokollierung120€ pauschal

Nebenkostenabrechnung45€/WE/Jahr

Rechnungsprüfung2% des Auftragsw.

Hausgeldabrechnung35€/WE/Jahr

Wirtschaftsplan180€ pauschal

Mahnwesen Miete25€/Mahnung

Übergabeprotokoll95€ pauschal

Wohnungsabnahme120€ pauschal

Wohnungsübergabe120€ pauschal

Mietersuche / Inserat1 Kaltmiete

Bonitätsprüfung29,90€/Prüfung

Mietvertragsgestaltung180€ pauschal

Mieterhöhung (§558 BGB)85€ pauschal

Schadensmeldung & -abwicklung3% der Schadenshöhe

Reparaturkoordination65€/Auftrag

Handwerkerangebote einholen45€/Auftrag

Schlüsselverwaltung8€/Schlüssel/Mo

Zählerverwaltung4€/Zähler/Mo

Gartenbetreuung koordinieren35€/Monat

Reinigungskoordination25€/Monat

Winterdienst koordinieren30€/Monat

TÜV/Wartungsbeauftragung55€/Termin

Brandschutzbegehung koordinieren75€ pauschal

Energieausweis (Org.)90€ pauschal

Rauchmelderverwaltung3€/Melder/Mo

Versicherungsschadensmeldung75€/Meldung

Korrespondenz Behörden80€/Vorgang

Modernisierungsprojekt (Org.)3–5% der BKS

Hausgeldrückstand eintreiben150€ pauschal

Leerstandsbetreuung25€/LE/Monat

Jahresabschluss / Rechenschafts-bericht220€ pauschal

+ weitere Positionen individuell ergänzbar

VERWALTUNGSKOSTEN KALKULIEREN

Alle internen Kosten im Griff

klarofix zeigt Ihnen nicht nur den Kundenpreis – sondern auch Ihre internen Kosten. So sehen Sie auf einen Blick, ob das Objekt rentabel ist.

💻

Verwaltungssoftware-Lizenz

Anteilige Softwarekosten pro Objekt und Monat – transparent in der internen Kalkulation abgebildet.

🛡️

Vermögenshaftpflicht

Anteilige Versicherungskosten für die Verwalterhaftpflicht, objektbezogen aufgeteilt.

✉️

Porto & Kommunikation

Briefporto, Einschreiben, Zustellungskosten – alles kalkulierbar pro Objekt und Monat.

🚗

Fahrtkosten

Objektbegehungen, Versammlungen, Übergaben – Fahrtkosten nach km-Pauschale oder Festpreis.

📝

Notar & Behörden

Notarkosten, Grundbuchauszüge, Behördengebühren – direkt im Angebot ausweisbar.

🔍

Sachverständige

Gutachterkosten für Schadensgutachten, Wertermittlungen und technische Beurteilungen.

ZUSCHLÄGE & SONDERKONDITIONEN

Faire Zuschläge für besonderen Aufwand

Nicht jedes Objekt ist gleich. klarofix erlaubt Ihnen, Zuschläge für Kleinstbestände, Gewerbe, Altbauten und Eilfälle transparent auszuweisen.

🏚️

Kleinobjektzuschlag

Für Objekte mit weniger als 5 WE – der Verwaltungsaufwand ist unverhältnismäßig hoch, das bildet klarofix transparent ab. Typisch: +15–25%.

🏢

Gewerbezuschlag

Gewerbemietrecht, umsatzabhängige Mieten und Gewerbenebenkosten erfordern mehr Expertise. Typisch: +20–30% auf die Grundverwaltung.

🧱

Altbau- & Sanierungszuschlag

Altbauobjekte und Gebäude in der Sanierung erfordern intensivere Betreuung, mehr Koordination und häufigere Begehungen. Typisch: +10–20%.

⚡

Eilzuschlag

Für kurzfristige Übernahmen, Notfallbegehungen und eilige Versammlungen außerhalb regulärer Geschäftszeiten. Typisch: +50€–150€ pauschal.

AUTOMATISIERUNG

Einmal einrichten – dauerhaft profitieren

klarofix übernimmt wiederkehrende Aufgaben automatisch, damit Sie sich auf die Verwaltung konzentrieren können – nicht auf Bürokratie.

🔁

Dauerauftrag für monatliche Vergütung

Richten Sie einen Dauerauftrag ein und klarofix erstellt automatisch eine neue Rechnung für Ihre monatliche Verwaltungsvergütung – basierend auf der letzten Abrechnung, ohne dass Sie alle Daten neu eingeben müssen.

Automatische Rechnungserstellung zum Fälligkeitsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummern und korrekte Buchungsdaten
Turnus frei wählbar: monatlich, quartalsweise, halbjährlich
Änderungen (z.B. WE-Anzahl) einmalig anpassen – gilt für alle Folgerechnungen

💾

Preise dauerhaft speichern

Legen Sie Ihre WE-Preise, Zuschläge und Leistungspositionen einmalig fest und klarofix übernimmt diese automatisch für jeden neuen Verwaltervertrag – keine Neueingabe, keine Rechenfehler.

Preisvorlagen pro Objekttyp (WEG, Miete, Gewerbe)
Standardzuschläge je nach Objektgröße & Lage
Preisanpassung einmalig – wirkt sofort auf alle Folgedokumente
Individuelle Rabatte pro Eigentümer hinterlegbar

SO FUNKTIONIERT ES

Verwaltervertrag in 3 Schritten

Von der Objektaufnahme bis zum unterschriftsreifen Verwaltervertrag – schneller als jede Tabellenkalkulation.

Objekt erfassen

Anzahl Wohneinheiten eingeben, Objekttyp wählen (WEG, Miete, Gewerbe) und gewünschte Leistungspakete anwählen.

→

Preise & Laufzeit festlegen

WE-Preis, Zuschläge, Vergütungsturnus und Vertragslaufzeit auswählen. Die interne Kalkulation zeigt Ihre Marge in Echtzeit.

→

Vertrag versenden

Verwaltervertrag oder Angebot als PDF exportieren, digital versenden und Dauerauftrag für die monatliche Abrechnung einrichten.

HÄUFIGE FRAGEN

Alles, was Hausverwaltungen wissen wollen

Kann ich verschiedene WE-Preise pro Objekt hinterlegen?

Ja. Jedes Objekt kann seinen eigenen Preis pro Wohneinheit haben. Legen Sie Standardpreise an und passen Sie diese für Einzelobjekte individuell an – ohne bestehende Vorlagen zu verändern.

Wie funktioniert der automatische Dauerauftrag?

Sie richten einen Dauerauftrag einmalig ein und wählen den Turnus. klarofix erstellt die Folgerechnung automatisch zum gewählten Datum und übernimmt alle Positionen aus der letzten Abrechnung.

Werden auch Nebenkostenabrechnungen unterstützt?

Ja. Die jährliche Nebenkostenabrechnung ist als eigenes Paket hinterlegt und kann als separate Rechnung oder im Verwaltervertrag integriert abgerechnet werden.

Kann ich Verwalterverträge mit Laufzeit und Verlängerungsklausel erstellen?

Ja. Vertragslaufzeit (1, 2, 3 Jahre oder unbefristet), Vergütungsturnus und automatische Verlängerung mit Kündigungsfrist sind vollständig konfigurierbar.

Kann ich die interne Kalkulation vor dem Kunden verbergen?

Selbstverständlich. Die interne Kalkulation mit Stundenlohn, Eigenkosten und Marge ist nur in Ihrer Ansicht sichtbar. Das Kundenangebot oder der Verwaltervertrag enthält ausschließlich die für den Kunden relevanten Informationen.

Wie lange dauert die Einrichtung für meinen ersten Verwaltervertrag?

Die meisten Hausverwaltungen erstellen ihren ersten Verwaltervertrag in unter 10 Minuten. Danach sind Ihre Preise gespeichert und neue Verträge entstehen in 2–3 Minuten.

Verwalterverträge & Abrechnungen in 3 Minuten

Für jede Verwaltungsaufgabe das richtige Paket

Klare Kalkulation – volle Kontrolle über Ihre Marge

Jede Verwaltungsleistung einzeln kalkulierbar

Alle internen Kosten im Griff

Faire Zuschläge für besonderen Aufwand

Einmal einrichten – dauerhaft profitieren

Verwaltervertrag in 3 Schritten

Objekt erfassen

Preise & Laufzeit festlegen

Vertrag versenden

Alles, was Hausverwaltungen wissen wollen

Verwalterverträge schneller erstellen als je zuvor